企業印表機介面可以客製化嗎？MyQ 個人化體驗如何簡化操作流程

同一家公司裡，不同部門使用印表機的方式可能完全不同。

財務部可能經常：

掃描發票 → 儲存文件

人資部可能經常：

掃描文件 → 傳送至指定位置

業務部可能更常：

列印報價單 → 掃描合約

但傳統多功能事務機的操作方式，通常是：

所有人看到相同的功能。

問題是：

每個人真的需要看到所有功能嗎？

這也是企業在管理多功能事務機時，容易忽略的一個使用者體驗問題。

MyQ 的「個人化體驗（Personalized Experience）」就是針對這個需求，讓企業可以依照使用者、部門與工作需求，調整設備上的操作介面。

什麼是印表機介面個人化？

簡單來說，就是：

讓不同使用者看到符合自己工作需求的操作介面。

MyQ 官方提供的個人化功能，可以透過：

• 自訂快捷鍵
• 自訂工作流程
• 權限設定
• 介面配置

讓企業依照實際需求調整 Embedded Terminal。

因此，管理者不一定需要讓所有人看到完全相同的功能。

為什麼企業需要個人化操作介面？

想像一台企業多功能事務機的螢幕上有：

• 列印
• 複印
• 掃描
• 傳真
• 雲端
• Email
• 不同文件流程
• 其他管理功能

對 IT 管理者來說，功能越完整可能越方便。

但對一般員工來說：

功能太多，也可能代表需要花更多時間尋找。

MyQ 官方指出，個人化終端介面可以將使用者經常使用的功能放在更顯眼的位置，減少不必要的選單操作與導航步驟。

因此，個人化的重點並不是「增加更多功能」。

而是：

讓真正需要的功能更容易找到。

不同部門，可以有不同的操作方式

例如一家公司可以依照部門需求設計：

財務部

發票掃描

⬇️

財務資料夾

因此，財務人員最常用的掃描流程可以直接放在主要畫面。

人資部

人事文件

⬇️

指定儲存位置

業務部

合約掃描

⬇️

指定流程

這些並不是要求員工每次自己設定完整流程，而是由管理者依照企業需求建立適合的操作方式。

MyQ 官方也提到，可以依照使用者或部門所需的功能進行介面客製化。

權限也可以成為個人化的一部分

個人化並不只是：

「把按鈕換位置。」

另一個重要概念是權限。

不同職位可能擁有不同的工作需求，因此企業可以依照管理政策，決定使用者可以看到或使用哪些功能。

例如：

一般員工

⬇️

基本列印／掃描功能

主管

⬇️

更多文件操作功能

管理者

⬇️

管理相關功能

MyQ 官方將權限設定列為個人化終端體驗的一部分，讓企業可以依照使用者或部門需求設計操作環境。

實際可設定的權限與功能，仍會依 MyQ 版本、設備及企業環境而有所不同。

企業也可以建立自己的品牌風格

除了功能與權限之外，MyQ 個人化體驗還有一個容易被忽略的部分：

品牌視覺。

MyQ 官方指出，企業可以依照自身品牌形象，客製化：

• 配色
• 圖示
• 標誌

讓不同列印設備上的操作介面維持一致的品牌體驗。

這對於大型企業或具有多據點的組織尤其值得注意。

因為設備可能分布在不同辦公室，但使用者看到的介面可以維持一致。

個人化體驗真正改善的是什麼？

這個 Solution 最核心的價值，其實不是「介面變漂亮」。

而是：

減少使用者為了完成工作而進行的額外操作。

例如原本：

進入主選單

⬇️

尋找掃描

⬇️

選擇目的地

⬇️

設定參數

⬇️

開始掃描

經過企業流程設計後，可以變成：

選擇「財務掃描」

⬇️

執行流程

實際能簡化到什麼程度，仍然取決於企業預先建立的工作流程與設備支援能力。

所以真正重要的不是：

「MYQ 有多少個按鈕可以自訂？」

而是：

「企業能不能把常用工作流程設計成更容易操作的方式？」

個人化介面特別適合哪些企業？

這個功能不是每家公司都一定需要。

如果企業只有少量使用者，而且設備功能很簡單，原廠介面可能已經足夠。

但以下情況就值得評估：

① 不同部門有不同工作流程

財務、人資、業務使用設備的方式不同。

② 設備功能很多

功能越多，越需要思考如何降低操作複雜度。

③ 有大量一般使用者

希望讓員工更快找到常用功能。

④ 企業有多個據點

希望不同設備維持一致的操作體驗。

⑤ 重視企業品牌形象

希望設備操作介面也能符合企業品牌視覺。

哪些 MyQ X 版本支援個人化介面？

MyQ 官方目前明確指出：

MyQ Enterprise 與 MyQ Ultimate 版本均提供客製化使用者介面。

因此，如果客戶只是希望進行基本的列印管理，未必需要為了個人化介面直接升級到高階方案。

反過來說，如果企業非常重視：

• 部門差異化操作
• 自訂快捷鍵
• 個人化工作流程
• 權限
• 品牌介面

那麼在規劃 MyQ 方案時，就可以把個人化體驗納入評估。

結語

企業使用多功能事務機時，真正需要的功能不一定越多越好。

對使用者而言，更重要的是：

能不能快速找到自己需要的功能，並完成每天的工作。

MyQ 的 Personalized Experience 讓企業可以依照使用者、部門與工作需求，自訂快捷鍵、工作流程與權限，並可依照企業品牌調整介面視覺，打造更符合實際工作方式的設備操作環境。

對於使用者較多、部門差異明顯，或擁有多個辦公據點的企業而言，這會是規劃列印管理環境時值得考慮的一項能力。

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