掃描工作流程是什麼？企業如何讓掃描文件自動進入正確流程

很多企業每天都在掃描文件。

合約、發票、報價單、公文、申請文件、客戶資料……

多功能事務機按下「掃描」之後，文件很快就變成數位檔案。

但這時候，一個很實際的問題才剛剛開始：

掃描完成之後，文件要去哪裡？

如果還需要人工重新命名、建立資料夾、寄 Email、上傳雲端，再通知相關人員，那麼掃描本身雖然完成了，後面的工作卻可能仍然相當繁瑣。

因此，企業在規劃文件數位化時，真正值得思考的並不只是：

「如何把紙本掃成電子檔？」

而是：

「掃描完成之後，能不能讓文件直接進入下一個工作流程？」

這就是 Scanning Workflow（掃描工作流程） 所要處理的核心問題。

MyQ 官方將掃描工作流程定位為：透過自動化流程，讓使用者可以在一個操作中完成掃描、文件處理，以及將文件傳送到正確目的地。

什麼是掃描工作流程？

一般的掃描流程可能是：

紙本文件

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掃描

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產生 PDF

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下載檔案

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重新命名

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建立資料夾

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上傳

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通知相關人員

掃描本身可能只需要幾十秒。

但真正耗費時間的，可能是後面的整理工作。

而掃描工作流程的概念，就是把其中一些重複性的步驟事先規劃好。

例如：

紙本文件

⬇️

掃描

⬇️

文件處理

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OCR

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建立索引

⬇️

指定目的地

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完成傳送

這樣使用者不需要每一次掃描都重新思考文件應該怎麼處理。

MyQ Easy Scan：讓掃描流程從多個步驟變成一個操作

MyQ 官方在 Scanning Workflows 中介紹了 Easy Scan。

Easy Scan 的概念很直觀：

透過預先設定好的工作流程，使用者只需要在多功能事務機上執行一次操作，系統即可依照設定完成掃描與傳送。

管理者可以預先設定掃描目的地，例如：

• 網路資料夾
• 雲端儲存空間
• Email

也可以依照需求設定不同的 Easy Scan 操作。

例如企業可以設計：

Easy Scan → 財務資料夾

Easy Scan → 業務資料夾

Easy Scan → Email

Easy Scan → OneDrive

使用者只需要選擇適合自己的流程。

這種方式可以降低每次掃描都重新設定目的地的操作負擔。

為什麼「掃描到資料夾」還不夠？

假設公司每天收到大量發票。

傳統方式可能是：

發票

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掃描

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存成 PDF

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重新命名

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放進財務資料夾

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通知財務人員

如果一天只有幾份文件，可能沒有太大問題。

但是當文件量增加，人工整理就會變成每天都要重複處理的工作。

因此，企業真正需要的可能不是：

「一台掃描速度更快的設備。」

而是：

「掃描之後，文件能不能按照規則自動往下一步走？」

這也是 Scanning Workflow 和單純掃描功能最大的差異。

OCR：讓掃描文件不再只是圖片

這是掃描工作流程中非常重要的一個能力。

一般掃描文件，本質上可能只是：

一張包含文字的圖片。

例如一張掃描後的發票。

人可以看懂上面的：

• 發票號碼
• 日期
• 金額
• 公司名稱

但電腦如果只把它當成圖片，就不一定能直接搜尋其中的文字。

**OCR（Optical Character Recognition，光學字元辨識）**就是用來將掃描文件中的文字轉換成電腦可以處理的文字資料。

MyQ 官方文件說明，OCR 可以將掃描文件轉換成可搜尋的格式，例如可搜尋 PDF 或可編輯的文件格式。

為什麼可搜尋 PDF 很重要？

想像企業有一個資料夾。

裡面有：

• 2026-01.pdf
• 2026-02.pdf
• 2026-03.pdf
• 2026-04.pdf

……

如果這些 PDF 都只是掃描圖片，當使用者想找：

「王小明」

可能必須一份一份打開檔案查看。

但如果文件經過 OCR 處理，文字內容可以被辨識並建立搜尋能力。

例如：

搜尋「王小明」

⬇️

系統找到包含「王小明」的文件

⬇️

開啟相關文件

MyQ 官方 Scanning Workflows 頁面也提到，可透過 OCR 將文件轉換成可搜尋的 PDF，再配合文件管理系統的全文搜尋功能，協助使用者從大量檔案中找出需要的資訊。

OCR 不等於所有文件都能完美辨識

這一點也非常重要。

我們在介紹企業方案時，不應該把 OCR 描述成「掃描後就能百分之百自動辨識」。

實際辨識效果會受到：

• 原始文件品質
• 字體
• 解析度
• 文件版面
• 手寫內容
• 語言
• OCR 引擎

等因素影響。

MyQ 官方文件也將 OCR 定義為將影像中的文字轉換成可由電腦處理的文字，因此企業實際導入時，仍應依照文件類型與需求進行測試與評估。

這也是我們在規劃企業方案時會特別注意的地方。

掃描後直接送到雲端儲存

現在許多企業已經使用雲端儲存平台管理文件。

因此，掃描完成後，如果還要：

掃描

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存到電腦

⬇️

再上傳雲端

就多了一個人工步驟。

MyQ Scanning Workflows 提供直接將掃描文件傳送到雲端儲存的能力，讓團隊可以更容易取得與分享掃描文件。

MyQ 的技術文件也提供不同 Easy Scan 目的地的設定方式，例如 Email、資料夾及 OneDrive 等，實際可用目的地則依系統版本與環境設定而有所不同。

文件索引：讓文件不只是「一個檔案」

除了 OCR 之外，MyQ 官方 Scanning Workflows 頁面還提到一個很值得企業注意的概念：

文件索引資訊（Indexing Information）。

例如一張發票。

除了掃描文件本身之外，企業還可能希望記錄：

• 發票編號
• 到期日
• 總金額
• 幣別

這些資訊可以與文件一起被管理，方便後續查詢與處理。

為什麼文件索引對企業很重要？

假設企業有一萬份發票。

如果只是把檔案全部丟進資料夾：

• 發票001.pdf
• 發票002.pdf
• 發票003.pdf

……

當財務人員需要查詢特定發票時，可能還是需要花時間逐一尋找。

但如果文件同時具有：

• 發票號碼
• 日期
• 金額
• 幣別

等索引資訊，後續的文件管理就有更多可以利用的資料。

因此：

文件數位化 ≠ 把紙本變成 PDF。

真正有價值的是：

讓數位文件變得容易搜尋、分類與後續處理。

一個完整的掃描工作流程可以怎麼設計？

以企業常見的發票處理為例，可以想像成：

紙本發票

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多功能事務機掃描

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Easy Scan

⬇️

OCR文字辨識

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建立文件索引

⬇️

儲存至指定文件系統

⬇️

財務人員搜尋與處理

這裡每一個步驟，都可以依照企業的實際需求進行規劃。

並不是每家公司都需要完整導入所有功能。

例如：

小型辦公室

可能只需要：

掃描 → Email

有雲端文件管理的企業

可能需要：

掃描 → 雲端資料夾

大量文件管理的企業

可能進一步需要：

掃描 → OCR → 索引 → 文件管理系統

這也是企業在評估掃描工作流程時，很重要的一個觀念：

先了解流程，再決定功能。

Easy Scan 可以降低使用者的操作複雜度

企業導入系統時，除了 IT 管理者之外，也不能忽略實際使用者。

如果一個掃描流程需要使用者：

選格式

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輸入 Email

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選資料夾

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設定解析度

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設定彩色

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設定雙面

⬇️

再按掃描

操作過程越複雜，就越需要依賴使用者記住流程。

MyQ Easy Scan 的概念，就是將目的地與相關掃描設定預先建立，使用者在設備上選擇相應的 Easy Scan 操作即可。MyQ 官方文件也說明，管理者可以設定目的地及掃描參數，並可依環境決定哪些參數允許使用者修改。

因此，企業可以根據不同部門設計不同的掃描入口。

例如：

財務部

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「掃描至財務資料夾」

人資部

⬇️

「掃描至人資資料夾」

業務部

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「掃描至業務資料夾」

讓使用者不需要每次重新設定完整流程。

哪些企業適合評估掃描工作流程？

並不是所有企業都需要複雜的掃描系統。

但如果企業符合以下情況，就值得進一步評估：

① 每天需要掃描大量文件

例如行政、財務、會計、人資等部門。

② 掃描後還需要大量人工整理

如果員工每天花很多時間重新命名、分類、上傳文件，就值得檢視流程。

③ 已經使用文件管理系統

可以進一步思考掃描設備與既有文件系統之間如何串接。

④ 希望搜尋掃描文件內容

可以評估 OCR 與可搜尋 PDF。

⑤ 希望掃描後直接進入雲端

可以評估直接掃描至企業使用的雲端儲存環境。

⑥ 不同部門有不同文件流程

可以依照部門建立不同的掃描目的地與工作流程。

導入掃描工作流程前，可以先問自己 5 個問題

在購買或導入系統之前，我會建議企業先從這五個問題開始：

1. 我們每天掃描多少文件？

2. 掃描完成後，員工還需要做哪些事情？

3. 目前文件主要儲存在哪裡？

4. 未來是否需要搜尋掃描文件中的文字？

5. 不同部門是否有不同的文件處理流程？

把這五個問題釐清之後，才比較容易判斷企業真正需要的是單純掃描、雲端掃描、OCR，還是完整的掃描工作流程。

掃描工作流程的重點，是「掃描之後」

一台多功能事務機可以很快完成掃描。

但對企業而言：

掃描完成，並不代表文件工作完成。

真正需要管理的是後面的流程：

掃描

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處理

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辨識

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分類

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索引

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儲存

⬇️

搜尋

⬇️

後續使用

MyQ 的 Scanning Workflows Solution，就是從這個角度出發，透過 Easy Scan、OCR、文件搜尋、雲端儲存與索引資訊等能力，協助企業重新規劃掃描後的文件流程。

結語

企業文件數位化的第一步，也許只是把紙本文件掃描成 PDF。

但真正值得企業思考的是：

掃描完成之後，接下來呢？

如果掃描後仍需要大量人工整理，那麼紙本雖然已經變成電子文件，整個工作流程卻未必真正數位化。

透過掃描工作流程，企業可以依照自身需求，將掃描、文件處理、OCR、索引、雲端儲存與後續文件管理串聯起來。

MyQ 提供的 Easy Scan、OCR、文件搜尋、雲端儲存與文件索引等能力，可以作為企業規劃掃描工作流程時的其中一種解決方案。實際導入方式仍需依企業文件類型、IT 環境與使用需求進行評估。

如果您的企業也想改善掃描與文件流程

如果您的企業正面臨：

✔ 每天需要處理大量紙本文件

✔ 掃描後還需要人工重新命名、分類與上傳

✔ 希望將掃描文件直接送至指定資料夾或雲端

✔ 希望讓掃描文件可以搜尋內容

✔ 不同部門需要不同的掃描工作流程

歡迎與 樂印科技管家 聯繫。

我們將依照您的企業規模、產業特性及文件流程，協助您評估最適合的改善方向，提供從流程分析、系統規劃、導入建置到教育訓練的完整服務。

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