HP 印表機掃描到 Email 教學｜SMTP 設定與故障排除

HP 多功能印表機若支援「掃描到 Email」，就能將紙本文件直接寄送到指定信箱，不必先存到電腦再附加檔案。本文整理基本設定、操作步驟與常見問題，協助你快速完成設定。

一、哪些 HP 印表機支援掃描到 Email？

並非所有 HP 印表機都支援直接掃描寄 Email。請先確認機型具有掃描功能，且面板選單中有「掃描到 Email（Scan to Email）」選項。

二、如何設定掃描到 Email？

部分機型可透過印表機的內嵌式網頁伺服器（EWS）設定。

1. 查詢印表機的 IP 位址。
2. 在同一網路的電腦瀏覽器輸入印表機 IP，開啟 EWS。
3. 找到「Scan to Email」或電子郵件設定頁面。
4. 輸入寄件 Email、SMTP 伺服器、連接埠及所需的驗證資訊。
5. 儲存設定，並使用測試功能確認能否成功寄送。

不同機型的選單名稱與設定方式可能不同；部分新機型則需要透過 HP Smart Admin 等服務設定。

注意： 郵件服務商可能要求使用應用程式密碼或其他指定的驗證方式，不能一律直接填入一般登入密碼。請依郵件服務商的最新規定設定。

三、如何直接掃描並寄出 Email？

完成設定後：

1. 將文件放在掃描玻璃平台或自動送稿器。
2. 在印表機面板選擇「掃描到 Email」。
3. 輸入或選擇收件人的 Email 地址。
4. 選擇 PDF、彩色或黑白等掃描設定。
5. 確認收件資訊後，按下傳送。

完成後，收件人即可在信箱中收到掃描檔案。

四、掃描到 Email 失敗怎麼辦？

• 無法寄送： 確認 SMTP 伺服器、連接埠及驗證資訊是否正確。
• 帳號驗證失敗： 檢查郵件服務商是否要求應用程式密碼或其他驗證方式。
• 找不到掃描到 Email： 確認機型是否支援此功能。
• 附件無法寄出： 檢查檔案大小限制及網路連線。

五、沒有掃描到 Email 功能怎麼辦？

可以先使用 HP App 在電腦或手機掃描文件，儲存成 PDF，再透過 Email 附加檔案寄出。這也是不支援直接掃描寄信的機型可採用的替代方式。

若設定後仍無法寄送，建議確認印表機完整型號與使用的 Email 服務，再進一步排除問題。

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